Порядок взаимодействия Клиента с компанией "Финкомплекс"
Переход Клиента на обслуживание в компанию "Финкомплекс"
На начальном этапе специалисты компании "Финкомплекс" совместно со специалистами Клиента проводят анализ существующих на предприятии бизнес-процессов расчета заработной платы и возможных путей их оптимизации.
Стороны разрабатывают план-график перехода компании на аутсорсинг и процедуры будущего взаимодействия.
При необходимости Стороны совместно проводят подготовку технической базы Клиента для осуществления проекта.
Клиент определяет порядок расчета аванса, заработной платы, премий и иных межрасчетных выплат, виды начислений и удержаний.
Для постановки на расчет заработной платы Клиент осуществляет сбор и передачу ксерокопий исходных данных в компанию "Финкомплекс":
свидетельство о постановке на учет в ИМНС;
свидетельство о постановке на учет в ПФ РФ;
свидетельство о постановке на учет в ФОМС;
страховое свидетельство из ФСС;
уведомление о размере страховых взносов по травматизму из ФСС;
коды статистического учета;
банковские реквизиты;
данные на сотрудников (паспортные данные, ИНН, страховое свидетельство ГПС, заявление на предоставление льгот по подоходному налогу и документы, подтверждающие это право, справка о доходах с предыдущего места работы, сведения о прочих удержаниях: банк, штраф, исполнительный лист, пр.).
Компания "Финкомплекс" производит настройку системы "Финкомплекс" под особенности учета заработной платы и отчетности Клиента, заполняет базу данных предоставленной информацией, разрабатывает необходимые формы внутренней отчетности Клиента.
Компания "Финкомплекс" проводит первый тестовый расчет заработной платы.
Ежемесячный расчет
Расчет аванса и заработной платы производится на основании копий первичных документов, которые клиент передает в РБ не позднее последнего числа месяца, следующего за расчетным (расчетным считается месяц, за который производятся расчеты).
Клиент передает любым удобным для себя способом (по факсу, электронной почтой, курьером) первичные документы (копии):
приказы на прием, увольнение, командировку, на предоставление отпуска, на выплату премий, удержание,
листы временной нетрудоспособности,
табель учета рабочего времени (для расчета аванса - за первые 15 дней месяца, для расчета заработной платы - за целый месяц).
Порядок выполнения работ:
полученные от клиента данные заводятся в систему;
производится расчет заработной платы (аванса), налогов и взносов с ФОТ;
производится проверка результата расчетов, начисленных налогов и взносов;
на основе расчетных данных готовится необходимая расчетная документация, формируется файл, содержащий выплачиваемые суммы для перечисления заработной платы (аванса) на карточные счета сотрудников в формате банка клиента;
подготовленные документы направляются клиенту;
формируются отчеты для сдачи в ПФ РФ, ИФНС, ФСС на дискетах и бумажных носителях;
Компания "Финкомплекс" сдает подготовленные отчеты в соответствующие государственные органы и передает Клиенту его экземпляр с отметкой контролирующего органа о получении отчета.
Услуга аутсорсинга расчета заработной платы и кадрового учета может предоставляться в следующих режимах.
А. В стандартном режиме.
Мы оказываем услуги аутсорсинга расчета заработной платы и кадрового учета в стандартном режиме с передачей первичных данных, а также получением подготовленной информации и документов по кадровому учету и расчету заработной платы с использованием факсимильной связи, электронной почты, курьерской службы.
Б. С использованием программы ФИНКОМПЛЕКС в режиме удаленного доступа:
1 вариант.
Клиент самостоятельно вводит либо изменяет первичные и учетные данные, необходимые для выполнения расчета заработной платы и кадрового учета (персональные данные сотрудников, табель учета рабочего времени и пр.) в программе ФИНКОМПЛЕКС, установленной у Клиента, в режиме удаленного доступа.
Расчет заработной платы и кадровый учет выполняются нашими специалистами на основании введенной клиентом информации. Распечатывание подготовленных нашими специалистами необходимых документов (приказов, отчетов, ведомостей, справок и прочих документов) из программы клиент может осуществлять самостоятельно.
Преимущества
Самостоятельный ввод первичных и исходных данных для расчета заработной платы и кадрового учета экономит время и средства на передачу или изменение исходных и получение расчетных и отчетных данных, приказов, ведомостей, подготовку справок установленных форм для сотрудников, а также позволяет не зависеть от работы электронной почты, факса, почты или курьерской службы. Необходимое условие – наличие Интернета.
2 вариант.
Для клиентов с большим количеством сотрудников или большой текучестью кадров мы предлагаем услугу аутсорсинга расчета заработной платы и кадрового учета с предоставлением нашего специалиста для работы на территории клиента.
Наш специалист вводит и изменяет первичные и учетные данные, необходимые для выполнения расчета заработной платы и кадрового учета, в программе ФИНКОМПЛЕКС, установленной у клиента, для их последующей обработки специалистами нашей компании, а также формирует в программе и распечатывает на месте приказы, отчеты, необходимые формы и ведомости, готовит справки установленной формы сотрудникам предприятия клиента, заполняет трудовые книжки, оборотную сторону больничных листов и пр.
Преимущества:
Учитывая большой объем первичных и исходных данных, клиенту потребуется выделить как минимум двух своих сотрудников – ответственных лиц - для выполнения функции сбора и передачи первичной и получения итоговой информации и ежедневного взаимодействия со специалистами нашей компании.
Для выполнения работ по передаче Исполнителю первичных данных и получению подготовленных данных мы предлагаем услуги нашего специалиста по кадровому учету, имеющему опыт работы в программе ФИНКОМПЛЕКС. Наш специалист работает на территории Клиента и взаимодействует с ответственным лицом Клиента, отвечающим за сбор первичной информации.
Таким образом, Клиент освобождается от обязанности по формированию и передаче исходных данных для расчета заработной платы и кадрового учета.
Программа ФИНКОМПЛЕКС, установленная у клиента, в режиме удаленного доступа экономит время на передачу или изменение исходных и получение расчетных и отчетных данных, приказов, ведомостей, подготовку справок установленных форм для сотрудников.
